Внедрение электронного обмена счетами — e-invoicing

E-invoicing позволяет компаниям упростить бизнес-процессы, а также увеличить прозрачность финансовой цепочки поставок и кредиторской задолженности. По оценкам Европейской комиссии (высшего органа исполнительной власти Евросоюза), с помощью e-invoicing бизнес может ежегодно сэкономить приблизительно i64,5 млрд в одной только Европе.

По данным исследования, проведенного Европейской комиссией, крупные корпоративные клиенты платят до i60 за единственный поступающий счет, тогда как электронные счета могут быть обработаны за 1/10 часть от этой суммы.

Предполагается, что примерно i500 млрд лишнего оборотного капитала заперты в финансовых цепочках поставок тысячи лучших корпораций Европы, в частности по причине недостаточной прозрачности счетов и дебиторских задолженностей. Одна из главных причин такой неэффективности - огромный объем бумажной работы.

С таким потенциальным массивным снижением издержек и увеличением экономической конкурентоспособности по предложению не удивительно, что многие правительства решительно выступают за изменения в этой области. В настоящее время 18 стран в Европе, Азии и Южной Америке поддерживают инициативу внедрения e-invoicing. Ожидается, что к 2010 году большинство стран ЕС уполномочат властные органы использовать e-invoicing.

В 2008 году Европейская комиссия собрала группу экспертов с поручением подготовить европейскую инфраструктуру e-invoicing к концу 2009 года. Эта инфраструктура будет включать руководящие принципы юридического и передового опыта, коммерческие и эксплуатационные правила для систем e-invoicing и технические стандарты. Задача заключается в том, чтобы поддержать более обширное внедрение безопасных, высококачественных и совместимых услуг e-invoicing по всей Европе. Экспертная группа состоит из тридцати участников, председатель группы - Бо Харальд (Bo Harald).

Что такое e-invoicing

E-invoicing - это электронная передача информации о счетах и платежах через Интернет или путем других электронных приспособлений между сторонами (бизнес, общественный сектор, потребитель), которые вовлечены в коммерческие переводы.

В отличие от бумажных инвойсов e-invoices представляют огромные преимущества для компаний - их легче обрабатывать, они быстрее доходят до клиента. Также можно отметить, что при этом информация хранится централизованно с наименьшими издержками. Исследования показывают, что возможная ежегодная выгода может составлять i64,5 млрд по всей Европе только в сфере бизнеса (не говоря о других сферах, где e-invoicing также может применяться).

Каковы главные преимущества для пользователей e-invoicing

- Быстрый возврат денежных средств от клиентов путем уменьшения времени отправки информации об инвойсе или платеже через почту.

- Снижение почтовых издержек и затрат на печать.

- Обработка проходит быстрее и дешевле, так как информация в электронных инвойсах немедленно может быть передана в платежную и расчетную систему компании.

- Более низкие издержки при хранении информации.

Возможные препятствия для более широкого использования e-invoicing

- E-invoices выпускаются в разных форматах, и при этом используются разные стандарты. Это препятствует гладкой передаче e-invoicing от одной стороны другой, а также не способствует снижению издержек при использовании e-invoicing.

- Изменения в национальных правилах, которые определяют законность и приемлемость e-invoices в юридическом, финансовом и административном смыслах. Эти условия затрудняют использование e-invoices в международных переводах в пределах ЕС.

- Многие потенциальные пользователи беспокоятся по поводу безопасности систем e-invoicing, а также предоставления искаженных фактов наряду с мошенничеством.

Как работает Европейская комиссия по данному вопросу

В прошедшем 2008 году Европейская комиссия поручила группе экспертов подготовить Рамочную программу по европейскому e-invoicing до конца 2009 года.

Данная Рамочная программа должна содержать правовые рекомендации и передовой опыт, коммерческие и операционные правила для систем e-invoicing и технических стандартов.

Цель Рамочной программы состоит в поддержке более обширного внедрения безопасного, высококачественного и совместимого сервиса e-invoicing по всей Европе.

Экспертная группа в определенные сроки должна готовить и публиковать отчеты о состоянии работ.

Как внедрение e-invoicing соотносится с SEPA

После введения евро в 1999 году образовалось Единое европейское платежное пространство (SEPA) для содействия в трансграничном переводе евро в пределах ЕС.

Европейский совет по платежам (орган Европейской банковской системы, занимающийся вопросами платежей) поставил цель по установлению SEPA к 2010 году. Задача состоит в том, чтобы осуществлять трансграничные платежи в евро - будут ли это кредитная карта, банковский перевод, дебет или другие способы - и сделать процесс более легким, дешевым и безопасным.

E-invoicing связывает внутренний процесс предпринимательства с платежной системой. Таким образом SEPA предлагает идеальную стартовую площадку для запуска европейского e-invoicing. SEPA может использоваться для развития системы e-invoicing в Европе, основанной на единых технических стандартах (для SEPA предпочтительны стандарты ISO, соответствующие функциональным требованиям, которые требуют минимум времени для установки и способствуют быстрому внедрению).

В тесном взаимодействии с данным процессом находится требование по утверждению законных требований государственных органов (например, налоговых органов) для внедрения процесса в соответствии с юридической однозначностью.

Business-to-business (компания-компания) e-invoicing

По мнению участвовавших в исследовании банков, главными побудительными мотивами для использования e-invoicing корпорациями стали значительное снижение расходов и усовершенствование управлением капиталом. Почти все опрошенные имели представление, что снижение издержек, достигнутое через более эффективные бизнес-процессы и последующее сокращение трудовых затрат, убедило корпорации мигрировать на e-invoicing. Управление оборотным капиталом было упомянуто в качестве второй самой популярной причины для использования e-invoicing корпорациями. Однако менее половины банков отметили, что повышение прозрачности платежей и дебиторских задолженностей или интеграция с финансовыми процессами станет первичной причиной для использования e-invoicing корпорациями.

Business-to-consumer (компания-потребитель) e-invoicing

На рынке B2C (business-to-consumer) банки предполагали, что главными причинами, побуждающими корпорации к использованию e-invoicing, станут снижение затрат и улучшенные взаимоотношения с клиентами. А для потребителей главные преимущества будут заключаться в удобстве, а также в экономии времени и денег.

Стоимость инвестиций в технологии и недостаточный потребительский спрос, по мнению банков, являются первичными причинами для использования e-invoicing корпорациями.

В нежелании потребителей получать счета в электронном виде банки чаще всего отмечали эмоциональный аспект. По наблюдениям банкиров, некоторые потребители в принципе не доверяют электронным каналам и отдают предпочтение традиционным бумажным квитанциям, предполагая, что счета, полученные ими на бумаге, содержат в себе меньший риск. Вторая причина, по которой потребители не приветствуют использование e-invoicing, - это низкая доля e-invoicing на рынке среди тех, кто выставляет счета.

Роль SWIFT

Несмотря на большие ожидания и внутри, и вне банковской индустрии, e-invoicing пока не набирает тех темпов развития, которых многие ожидали.

Наиболее обширное внедрение e-invoicing произошло в Северной Америке и в Европе. Но даже здесь более чем 90% счетов до сих пор выставляются на бумажных носителях.

Банковский сервис по e-invoicing возник в конце 90-х годов XX века. На сегодняшний день сотрудничество банков, по всей видимости, достигло того уровня, когда необходимо вовлекать в их работу такую организацию, как SWIFT. Потенциальное вмешательство SWIFT одобрили 22 банка, с которыми были проведены консультации (76% опрошенных).

- Основное преимущество SWIFT состоит в обеспечении способности к взаимодействию коммуникаций. Банки осознают, что SWIFT должна поддерживать их работу с e-invoicing, обеспечивая сеть межбанковского обмена e-invoicing, а также SWIFT должна поддерживать появление общеотраслевого банковского стандарта e-invoicing.

- Некоторые потенциальные элементы будущего сервиса SWIFT по e-invoicing были представлены банкам во время консультаций. Многие из этих функциональных возможностей уже существуют на платформе SWIFTNet.

- Запрос FileAct по заполнению заголовка tsmt.xxx.tradedocuments был внедрен в мае 2008 года для передачи сообщений в e-invoicing между банками, а также между корпорациями и банками.

- Испытание путем моделирования и квалификация сервиса - это единая платформа для проверки соответствия стандартов сообщения изданным спецификациям, правилам рыночной практики и нормативным требованиям.

* * *

В ближайшее время Европейская банковская ассоциация продолжит исследовать способы, которые бы позволили внедрить электронный обмен счетами между членами Ассоциации, путем усиления своих позиций и представления интересов участников платежей, а также выступая на форумах в качестве разработчиков европейской платежной инфраструктуры.